Avec plus de 15 000 étudiants, une offre de formation pluridisciplinaire riche d’une centaine de diplômes nationaux et des laboratoires de qualité qui la font apparaître dans le classement de Shanghai, l'université Savoie Mont Blanc, membre de l’alliance européenne UNITA, est un établissement à taille humaine qui conjugue la recherche et la professionnalisation, la proximité avec ses territoires et une large ouverture sur le monde.
Sur ses trois campus d’Annecy, du Bourget-du-Lac et de Jacob-Bellecombette, elle propose différents cursus courts et longs (Diplômes d’université, Bachelors universitaires de technologie, Licences, Masters, Doctorats, Diplômes d'ingénieurs) que ce soit en formation initiale ou continue, en alternance ou via diverses validations, en présentiel ou à distance.
Entre Genève, Turin, Lyon et Grenoble, aux frontières de la Suisse et de l'Italie, avec le concours des collectivités qui l’ont vu naître et des entreprises qui l’accompagnent, elle est un acteur majeur du dynamique écosystème national et transfrontalier, fortement impliqué dans son développement économique, social et culturel.
I/ AFFECTATION :
Le poste à pourvoir se situe au sein de l’IUT d'Annecy au sein du département Réseaux et Télécommunications (RT), composante de formation de l’université Savoie Mont Blanc, implantée sur le site universitaire d'Annecy https://www.univ-smb.fr/iut-annecy/) .
L’IUT d'Annecy est le berceau historique de l’université Savoie Mont Blanc depuis 1973. C’est un IUT particulièrement attractif avec des méthodes et des pratiques pédagogiques innovantes dans 9 départements de formation de BUT [Génie Mécanique et Productique, Techniques de Commercialisation, Génie électrique et Informatique Industrielle, Qualité Logistique Industrielle et Organisation, Gestion des entreprises et Administration, Informatique, Mesures Physiques, Réseaux et Télécommunication, Carrières Sociales)] et forme actuellement plus de 2 700 étudiants en formation initiale ou en alternance, avec les opérateurs principaux FormaSup Savoie Mont Blanc et Tétras. 135 enseignants-chercheurs et enseignants, 230 intervenants professionnels (vacataires), soutenus par plus de 45 personnels administratifs et techniques, encadrent les disciplines et participent dans le respect des programmes nationaux des diplômes et en adéquation avec les besoins économiques, sociaux et scientifiques du territoire.
II/ MISSIONS
Sous l’autorité du responsable administratif et en lien avec le chef du département Réseaux et Télécommunications, la personne recrutée devra assurer la gestion administrative et pédagogique du département.
III/ ACTIVITES
Activités principales :
Assurer la gestion administrative du secrétariat en lien avec l'équipe pédagogique (organisation des réunions et rédaction des comptes-rendus, modifications d’emploi du temps, suivi des absences des enseignants)
Assurer l'accueil et le suivi administratif des étudiants (suivi des inscriptions, assiduité, notes)
Assurer la préparation des jurys (PV de jury, relevés de notes et attestations de réussite)
Gérer les dossiers de vacataires enseignants du département
Gérer la communication du département
Gérer les avis de poursuite d'étude et le suivi des diplômés
Assurer la gestion matérielle et logistique du département
Assurer le suivi budgétaire sur SIFAC (saisie des commandes, suivi des crédits), devis hors matériels informatique et technique
Assister les responsables des stages (conventions sur Pstage ou ESUP stage)
Préparer et suivre les recrutements, en relation avec l'enseignant responsable
Assister le responsable de l’évaluation des enseignements
Assurer le suivi de la base de données des anciens en liaison avec l’enseignant responsable
Activités associées :
Préparation des réceptions
Organisations éventuelles de manifestations exceptionnelles (séminaires, rencontres, assemblées)
Gestion du co-voiturage des étudiants
Suivi des associations
Assistance aux nouveaux intervenants vacataires
Gestion des sorties et voyages
Conditions particulières d’exercice : Présence sur site souhaitée selon obligations du calendrier pédagogique
I/ COMPETENCES
Savoirs :
· Environnement et réseaux professionnels
· Techniques d'élaboration de documents
· Connaissance du cadre réglementaire applicable au domaine de la formation
Savoir-faire :
· Maîtriser les logiciels de bureautique et informatique
· Rédiger des rapports ou des documents, enregistrer / classer les documents
· Gérer l’activité dans un calendrier et contrôler des échéances
· Gérer les procédures de scolarité
· Gérer un budget
· Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances (gestion des délais et des priorités)
· Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
· Savoir rendre compte
Savoir-être :
· Devoir de réserve et discrétion
· Autonomie, sens de l’organisation et réactivité
· Capacité d’adaptation et esprit d'équipe
· Discrétion et rigueur
· Qualités d'expression et de rédaction
Formation(s) et expérience(s) professionnelles souhaitées : Une expérience dans le domaine de la scolarité serait un atout
II/ CONDITIONS D’EMPLOI
Recrutement sur poste vacant
Titulaire : selon conditions statutaires et indemnitaires USMB
Contractuel (Contrat à durée déterminée jusqu’au 31/08/26): traitement brut mensuel : 1 801,80 € (INM 366 - échelon 1 en référence à la grille indiciaire des ATRF C1)
Droit annuel à congés : 3,75 jours par mois (45 jours par an + RTT selon organisation du travail)
Temps de travail : plusieurs modalités d’organisation
Télétravail possible
Possibilités de subventions : restauration, transports publics, activités périscolaires…
Accès à la formation, aux activités sportives proposées par l’université et à la mobilité internationale
III/ INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Pour candidater, envoyer un CV et une LETTRE DE MOTIVATION par voie électronique au plus tard le 6 juillet 2025
Pour les questions relatives à la fonction et aux missions du poste, vous pouvez contacter estelle.voile@univ-smb.fr
Les premières auditions se dérouleront le 16 juillet 2025 matin.