Avec plus de 15 000 étudiants, une offre de formation pluridisciplinaire riche d’une centaine de diplômes nationaux et des laboratoires de qualité qui la font apparaître dans le classement de Shanghai, l’Université Savoie Mont Blanc (USMB), membre de l’alliance européenne UNITA, est un établissement à taille humaine qui conjugue recherche et professionnalisation, proximité avec ses territoires et ouverture sur le monde.
Sur ses trois campus d’Annecy, du Bourget-du-Lac et de Jacob-Bellecombette, elle propose différents cursus courts et longs (Diplômes d’université, Bachelors universitaires de technologie, Licences, Masters, Doctorats, Diplômes d’ingénieurs), en formation initiale ou continue, en alternance ou à distance. Entre Genève, Turin, Lyon et Grenoble, aux frontières de la Suisse et de l’Italie, l’USMB est un acteur majeur du dynamique écosystème national et transfrontalier, fortement impliqué dans le développement économique, social et culturel de son territoire.
Au sein de l’Université, l’Institut des Transitions (IDT) pilote le projet transformateur SHINE, qui vise à renforcer l’impact de l’USMB sur les transitions environnementales, industrielles et sociétales. Il développe des actions interdisciplinaires de recherche, de formation et d’innovation, en lien étroit avec les partenaires académiques, institutionnels et socio-économiques.
Dans ce cadre, la personne recrutée contribue au bon fonctionnement de l’institut en assurant la gestion administrative, financière et logistique des activités et des événements portés par l’IDT et le projet SHINE.
II/ MISSIONS
La personne recrutée assure le suivi administratif, budgétaire et logistique de l’IDT. Elle appuie la cheffe de service dans la gestion quotidienne du département et contribue activement à l’organisation des événements scientifiques et institutionnels de l’institut.
III/ ACTIVITES
Activités principales :
· Assurer la gestion courante du département en soutien à la cheffe de service
· Organiser et assurer le suivi des réunions
· Mettre à jour, classer et archiver les documents internes
· Assurer l’interface entre l’institut et les services supports de l’université (RH, finances, achats, communication etc.)
· Participer à la rédaction et à la mise en forme de documents administratifs et de communication interne
· Assurer la gestion de la scolarité des étudiants relevant des dispositifs de l’IDT (inscriptions, saisie des notes, délivrance de certificats, etc.)
· Contribuer à la planification, la préparation et la logistique des événements portés par l’institut
· Gérer les réservations de salles, de matériels, de déplacements et les commandes associées
· Participer à la communication logistique autour des événements
· Faire le lien avec les intervenants, prestataires et partenaires internes et externes
· Assurer une présence sur le terrain lors des événements pour garantir le bon déroulement logistique
· Assurer et suivre l’exécution budgétaire dans les logiciels dédiés, des projets rattachés
· Préparer les éléments nécessaires à l’élaboration du budget et assurer son suivi en lien avec la direction et les services financiers de l’université
· Suivre la consommation des crédits grâce à des tableaux de bord financiers et contribuer au reporting annuel
· Garantir la traçabilité des dépenses et veiller au respect des procédures internes et réglementaires
· Appuyer la manager du projet SHINE pour le suivi administratif et financier
· Collecter et consolider les données nécessaires aux bilans et rapports d’activités en lien avec le service d’aide au pilotage
· Participer à la coordination entre les différents partenaires internes et externes du projet
Activités associées :
· Contribution aux bilans d'étape, à la collecte et au suivi des indicateurs
· Participer à des réunions en interne, notamment de l’équipe SHINE et de l’IDT
· Participer à l’activité du service
I/ COMPETENCES
Savoirs :
· Connaissance du fonctionnement des établissements publics d’enseignement supérieur et de recherche
· Maîtrise des règles budgétaires et comptables publiques
· Connaissance des procédures d’achat et de marchés publics
Savoir-faire :
· Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (suite Office, Teams, SharePoint, etc.)
· Capacité à suivre un budget et à rendre compte des dépenses
· Sens de l’organisation, rigueur et méthode
· Excellente expression écrite et orale
· Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs dossiers simultanément
· Qualités rédactionnelles et capacité de synthèse
Savoir-être :
· Autonomie, réactivité, sens du service public
· Discrétion et respect de la confidentialité
· Bon relationnel, adaptabilité, sens du contact
· Sens de l’initiative et de l'intelligence collective
· Capacité d’adaptation
Formations et expériences professionnelles souhaitées :
· Bac +2 minimum (BTS, DUT, licence professionnelle) dans le domaine de la gestion, de l’administration ou de la comptabilité
· Une expérience dans un service universitaire ou dans la gestion de projets publics serait un atout
II/ CONDITIONS D’EMPLOI
Recrutement en remplacement
Contrat à durée déterminée jusqu’au 16/10/2026
Traitement brut mensuel : à partir de 1944,50€ (INM 395 - échelon 1) - rémunération proposée pour tenir compte des diplômes et de l’expérience professionnelle dans le respect de la grille indiciaire des ingénieurs d’études de classe normale
Droit annuel à congés : 3,75 jours par mois (45 jours par an + RTT selon organisation du travail)
Temps de travail : plusieurs modalités d’organisation
Télétravail possible
Possibilités de subventions : restauration, transports publics, activités périscolaires…
Accès à la formation, aux activités sportives proposées par l’université et à la mobilité internationale
III/ INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Pour candidater, envoyer un CV et une LETTRE DE MOTIVATION par voie électronique au plus tard le 6 novembre 2025.
Pour les questions relatives à la fonction et aux missions du poste, vous pouvez contacter caroline.girerd-potin@univ-smb.fr
Les premières auditions se dérouleront le 17 Novembre 2025 matin