Avec plus de 15 000 étudiants, une offre de formation pluridisciplinaire riche d’une centaine de diplômes nationaux et des laboratoires de qualité qui la font apparaître dans le classement de Shanghai, l'université Savoie Mont Blanc, membre de l’alliance européenne UNITA, est un établissement à taille humaine qui conjugue la recherche et la professionnalisation, la proximité avec ses territoires et une large ouverture sur le monde.
Sur ses trois campus d’Annecy, du Bourget-du-Lac et de Jacob-Bellecombette, elle propose différents cursus courts et longs (Diplômes d’université, Bachelors universitaires de technologie, Licences, Masters, Doctorats, Diplômes d'ingénieurs) que ce soit en formation initiale ou continue, en alternance ou via diverses validations, en présentiel ou à distance.
Entre Genève, Turin, Lyon et Grenoble, aux frontières de la Suisse et de l'Italie, avec le concours des collectivités qui l’ont vu naître et des entreprises qui l’accompagnent, elle est un acteur majeur du dynamique écosystème national et transfrontalier, fortement impliqué dans son développement économique, social et culturel.
I/ AFFECTATION :
L'IAE Savoie Mont Blanc, école universitaire de management, constitue un pôle de formation et de recherche à la gestion et au management. Il est l’une des sept composantes de l’université Savoie Mont Blanc.
Sa mission est de former, en collaboration avec les acteurs économiques de son territoire (Haute-Savoie et Savoie), des managers et entrepreneurs ouverts sur le monde et aptes à relever les défis actuels et futurs des entreprises régionales, nationales et internationales. L’IAE Savoie Mont Blanc propose des formations de bac +1 à bac +8. Il propose des parcours de formation dédiés au management qui couplent enseignement d’excellence et ouverture sur le monde professionnel. Par ailleurs, profitant de sa situation géographique (transfrontalière) et de certaines dynamiques territoriales, l’IAE a profité dès son origine d'une offre de formation ouverte sur l’international et différenciante (tourisme, hôtellerie, événementiel) dans le paysage des formations régionales en management.
II/ MISSIONS
1. Assurer le suivi administratif des formations de 3ème année de licence au sein du service scolarité
Mission 1 : Accueil et renseignement des étudiants et des intervenants des formations en 3ème année de licence à l’IAE Savoie Mont Blanc de Jacob
· Accueil physique dans le bureau
· Accueil téléphonique et réponses aux e-mails
· Accueil et renseignement des intervenants extérieurs en lien avec le service des vacataires pour l’établissement du dossier
Mission 2 : Gestion administrative des formations en 3ème année de licence
Mettre en œuvre la partie pédagogique d’APOGEE : codification et mise en place de la structure d’enseignement, inscriptions pédagogiques par le web, gestion des notes (SNW et examens terminaux), préparation des jurys (relevé de notes et PV)
· Assister l’équipe pédagogique pour la planification de l’emploi du temps
· Gérer les demandes étudiantes : relevés de notes, problèmes liés aux notes et relevés de notes
· Gérer les conventions de stage : édition des conventions, des avenants, contrôle du visa des différentes parties
· Mise à jour du registre des conventions (fichier Excel)
Mission 3 : Organisation des examens des formations en 3ème année de licence
· Prévoir avec les enseignants le calendrier des examens
· Préparer les copies d’examens, les listes d’émargement
· Collecter les sujets et gérer l’envoi au service de reprographie en s’assurant de leur retour
· Mettre à jour le document de travail pour le recrutement des surveillants
Mission 4 : Organisation et gestion de la campagne de recrutement des formations en 3ème année de licence
· Contrôler les pièces des dossiers réceptionnés dans l’applicatif E-Candidat
· Gérer le suivi des pièces transmises
· Répondre aux différentes demandes d’étudiants / futurs étudiants sur les formations
Mission 5 :
· Appui auprès des collègues selon les périodes de l’année et en cas d’absence d’un collègue
· Archivage des différents documents liés à la scolarité
I/ COMPETENCES
Savoirs :
Connaître les outils de bureautique (Word, Excel, Power Point)
Connaître l’enseignement supérieur et le monde universitaire serait un plus
Connaître les applicatifs utilisés en scolarité (ADE, APOGEE (dossier étudiant)) serait un plus
Savoir-faire :
Être capable de rédiger un document de correspondance (mails, lettres, notes)
Être capable de gérer ses priorités (réactivité)
Être à l’aise avec les logiciels informatiques
Savoir-être :
Être rigoureux dans le classement et le suivi des dossiers
Respecter les délais de mise en œuvre des tâches à accomplir
Avoir un esprit d’équipe et d’entraide (qualités relationnelles)
Adapter sa posture aux différents interlocuteurs
Respecter la confidentialité des informations
Être ponctuel
Être à l’aise dans la communication avec les autres
Formation(s) et expérience(s) professionnelles souhaitées : dans le domaine de la gestion administrative
II/ CONDITIONS D’EMPLOI
Recrutement sur poste vacant
Titulaire : selon conditions statutaires et indemnitaires USMB
Contractuel (CDD jusqu'au 31/08/26): traitement brut mensuel : 1 801,80 € (INM 366 - échelon 1 en référence à la grille indiciaire des ATRF C1)
Droit annuel à congés : 3,75 jours par mois (45 jours par an + RTT selon organisation du travail)
Temps de travail : plusieurs modalités d’organisation
Télétravail possible
Possibilités de subventions : restauration, transports publics, activités périscolaires…
Accès à la formation, aux activités sportives proposées par l’université et à la mobilité internationale
III/ INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Pour candidater, envoyer un CV et une LETTRE DE MOTIVATION par voie électronique au plus tard le 20 août 2025
Pour les questions relatives à la fonction et aux missions du poste, vous pouvez contacter responsable-scolarite.Iae@univ-smb.fr
L’université Savoie Mont Blanc est fermée du 23 juillet 2025 au soir au 21 août 2025 au matin.
Les premières auditions se dérouleront le 28 août 2025.