Responsable administratif de composante de formation et de recherche F/H

I/ AFFECTATION :

Le poste à pourvoir se situe au sein de l’IUT d'Annecy composante de formation de l’université Savoie Mont Blanc, implantée sur le site universitaire d'Annecy : https://www.univ-smb.fr/iut-annecy/

L’IUT d'Annecy est le berceau historique de l’université Savoie Mont Blanc depuis 1973. C’est un IUT particulièrement attractif avec des méthodes et des pratiques pédagogiques innovantes dans 9 départements de formation de BUT (Génie Mécanique et Productique, Techniques de Commercialisation, Génie électrique et Informatique Industrielle, Qualité Logistique Industrielle et Organisation, Gestion des entreprises et Administration, Informatique, Mesures Physiques, Réseaux et Télécommunication, Carrières Sociales) et forme actuellement plus de 2 700 étudiants en formation initiale ou en alternance, avec les opérateurs principaux FormaSup Savoie Mont Blanc et Tétras. 135 enseignants-chercheurs et enseignants, 230 intervenants professionnels (vacataires), soutenus par plus de 45 personnels administratifs et techniques, encadrent les disciplines et y participent dans le respect des programmes nationaux des diplômes et en adéquation avec les besoins économiques, sociaux et scientifiques du territoire.

II/ MISSIONS

Rattachée hiérarchiquement au directeur général des services, la personne recrutée est membre de l’équipe de direction de l’IUT. A ce titre, au quotidien, la personne recrutée apporte son conseil et son appui au directeur de l’IUT dans la mise en place de sa politique. Elle participe par ses actions, à mettre en œuvre la politique formation et à assurer le service aux usagers de la composante. Elle intervient au quotidien en appui aux équipes pédagogiques. Elle porte une dynamique d’amélioration continue et propose des solutions qui concourent au développement de l’IUT. Elle participe également à déployer le projet d’établissement et à appliquer les réformes ministérielles en y apportant la vision et les problématiques des unités de formation initiale et en alternance. Elle conduit la gestion administrative, matérielle et financière de la composante et pilote à ce titre les services en charge de ces activités au sein de la composante. Elle supervise et contrôle l’application des règles et des procédures administratives en relation étroite avec les services centraux de l’université. En relation permanente avec le directeur, les équipes administratives, techniques et pédagogiques, elle mobilise ses capacités d’écoute et de management de façon à instaurer un environnement propice à la qualité de vie au travail et à la satisfaction des usagers.

Au-delà de l’IUT, la personne recrutée fait partie de la communauté des cadres administratifs de l’université, portée par le directeur général des services. A ce titre, elle contribue à la qualité de l’action administrative de l’université au bénéfice des missions de recherche et de formation, et prend part aux travaux-actions transversaux impulsés en la matière.

III/ ACTIVITES

Assurer la mise en œuvre de la stratégie et participer au pilotage

· Participer à la définition de la politique de la composante en tant que membre de l’équipe de direction

· Mettre en œuvre les orientations stratégiques de la composante

· Accompagner le directeur de la composante dans l'élaboration, la mise en œuvre et le suivi du projet stratégique en vue du dialogue de gestion

· Suivre les indicateurs d'activités et le tableau de bord d’aide au pilotage de la composante

· Assurer la conduite de certains projets de la composante

Administrer et coordonner les affaires générales, institutionnelles et juridiques

· Conseiller le directeur en matière juridique

· Assurer une veille réglementaire, la diffuser et veiller à l’application de la réglementation

· Organiser les élections, préparer les instances de la composante (conseils, commissions…), y participer, suivre la mise en œuvre des décisions qui en découlent

· Représenter la composante au sein des groupes de travail administratifs de l'établissement

· Superviser l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi des conventions et des partenariats de la composante

· Participer à la visibilité interne et externe de la composante

· Sécuriser les actes administratifs et juridiques (avec le soutien des services centraux)

· Contribuer à la valorisation des actions et des projets de la composante

· Identifier et mobiliser les partenaires stratégiques (notamment les opérateurs d’alternance)

Gérer les ressources humaines

· Diriger, animer, coordonner et encadrer les équipes administratives, financières et techniques de la composante

· Optimiser l’organisation interne des services

· Garantir une bonne circulation de l’information à l'échelle de la composante et de ses différents personnels

· Veiller à la qualité des échanges avec les services centraux et communs

· Préparer et assurer la mise en œuvre de l’ensemble des procédures de gestion collective des ressources humaines (entretiens professionnels, avancement, mobilité, recrutement, formation, développement de carrière, etc.).

· Assurer en proximité la gestion administrative des actes individuels et collectifs des personnels administratifs et techniques, enseignants et enseignants-chercheurs

· Assurer la gestion et le suivi des moyens en enseignement

· Contribuer à la gestion des situations de crise individuelle ou collective qui concernent la composante et ses personnels (avec le soutien des services centraux)

Superviser la mise en œuvre des ressources financières

· Assurer la préparation budgétaire, son exécution et son suivi (pilotage et formation)

· Veiller à la bonne évaluation des ressources propres de la composante et à leur juste affectation

· Garantir le suivi des charges d’enseignement (classique et alternance)

· Contribuer au développement des ressources propres de la composante

· Superviser la tenue des régies de recettes et d’avances

Planifier la mise en œuvre des ressources matérielles

· Veiller à l'application au sein de la composante de la politique de l’établissement en matière d'hygiène, de sécurité et de conditions de travail

· Recenser le besoin en matériels et planifier leur acquisition

· Veiller à l’entretien régulier des bâtiments de la composante

· Accompagner et suivre les projets immobiliers relatifs à la composante

· Piloter les actes d’achat important de la composante

· Appliquer et mettre en œuvre les procédures de marchés publics (avec le soutien des services centraux)

· Accompagner la rénovation énergétique et thermique du site

Veiller à la bonne organisation des activités de formation,

· Coordonner la réalisation, en lien avec les services concernés, des opérations de gestion des études et de la scolarité des étudiants

· Contribuer à la gestion des situations de crise individuelle ou collective qui concernent la composante et ses étudiants (avec le soutien des services centraux)

· Ajuster l’offre de service et des actions à la réalité des besoins des usagers

· Superviser la gestion des relations internationales de la composante

Prendre part aux travaux de la communauté des cadres

· Participer, sous la responsabilité du directeur général des services et avec l’appui des services centraux, à la conduite de actions administratives relevant du projet d’établissement.

· Assurer un reporting et un lien avec le directeur général des services sur la conduite de l’action administrative au sein de la composante

Prendre part aux actions transversales menées au sein de la communauté des cadres administratifs de l’université