Responsable administratif de composante de formation F/H

I/ AFFECTATION :

Le poste à pourvoir est implanté au sein de la faculté de droit, composante de formation de l’université Savoie Mont Blanc, implantée sur le site universitaire de Jacob-Bellecombette.

II/ MISSIONS

Rattachée hiérarchiquement au directeur général des services, la personne recrutée est membre de l’équipe de direction de la composante. A ce titre, au quotidien, elle apporte son conseil et son appui au Doyen de la Faculté de droit dans la mise en place de sa politique. Elle participe par ses actions, à mettre en œuvre la politique formation et à assurer le service aux usagers de la composante (dont les laboratoires de recherche rattachés). Elle intervient au quotidien en appui aux équipes pédagogiques. Elle porte une dynamique d’amélioration continue et propose des solutions qui concourent au développement de la Faculté de droit (FD). Elle participe également à déployer le projet d’établissement et à appliquer les réformes ministérielles en y apportant la vision et les problématiques des unités de formation et de recherche de sa composante.

Au quotidien, elle conduit la gestion administrative, matérielle et financière de la composante et pilote à ce titre les services en charge de ces activités au sein de la composante. Elle supervise et contrôle l’application des règles et des procédures administratives en relation étroite avec les services centraux de l’université.

En relation permanente avec le Doyen, les équipes administratives, techniques et pédagogiques, elle mobilise ses capacités d’écoute et de management de façon à instaurer un environnement propice à la qualité de vie au travail et à la satisfaction des usagers. Elle participe aux instances de gouvernance de la composante.

Au-delà de la FD, la personne recrutée fait partie de la communauté des cadres administratifs de l’université, portée par le directeur général des services. A ce titre, elle contribue à la qualité de l’action administrative de l’université au bénéfice des missions de recherche et de formation, et prend part aux travaux-actions transversaux impulsés en la matière. Elle est garante de l’application opérationnelle de l’ensemble des dispositions administratives, techniques et institutionnelles de l’établissement dans sa composante.

III/ ACTIVITES

Assurer la mise en œuvre de la stratégie et participer au pilotage

·  Participer à la définition de la politique de la composante en tant que membre de l’équipe de direction

·  Mettre en œuvre les orientations stratégiques de la composante

·  Accompagner le directeur de la composante dans l'élaboration, la mise en œuvre et le suivi du projet stratégique en vue du dialogue de gestion

·  Suivre les indicateurs d'activités et le tableau de bord d’aide au pilotage de la composante, évaluer et présenter le résultat des actions, contrôler les résultats par projets  

·  Assurer la conduite de certains projets de la composante

·  Suivre les audits réalisés dans la structure, assurer la mise en œuvre des recommandations, et conduire une démarche qualité en lien avec les services centraux concernés

Administrer et coordonner les affaires générales et institutionnelles

·  En lien avec la direction des affaires juridiques et institutionnelles, conseiller le directeur en matière réglementaire, assurer une veille, la diffuser et veiller à l’application de la réglementation et des dispositions fixées par les services de l’université

·  Organiser les élections, préparer les instances de la composante (conseils, commissions…), y participer, suivre la mise en œuvre des décisions qui en découlent

·  Représenter la composante au sein des groupes de travail administratifs de l'établissement

·  Conduire l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi des conventions et des partenariats de la composante, en lien avec les services centraux concernés (direction des affaires juridiques et institutionnelles, …)

·  Participer à la visibilité interne et externe de la composante

·  Contribuer à la valorisation des actions et des projets de la composante

·  Proposer et conduire une politique de communication en interne et à l'externe en cohérence avec le cadre de l’établissement, et s'assurer du relais des informations en interne

Gérer les ressources humaines

·  Manager les équipes administratives, financières et techniques de la composante

·  Garantir une bonne circulation de l’information à l'échelle de la composante et de ses différents personnels

·  Veiller à la qualité des échanges avec les services centraux et communs

·  Préparer et assurer la mise en œuvre de l’ensemble des procédures de gestion collective des ressources humaines pilotés par la DRH (entretiens professionnels, avancement, mobilité, recrutement, formation, etc.).

·  Assurer en proximité la gestion administrative des actes individuels et collectifs incombant à la composantes, pour les personnels administratifs et techniques, enseignants et enseignants-chercheurs

·  Assurer la gestion et le suivi des moyens en enseignement

·  Contribuer à la gestion des situations de crise individuelle ou collective qui concernent la composante et ses personnels (avec le soutien des services centraux)

Superviser la mise en œuvre des ressources financières

·  Assurer la préparation budgétaire, son exécution et son suivi (pilotage et formation) conformément au cadrage de l’établissement et en lien avec la direction des finances

·  Veiller à la bonne évaluation des ressources propres de la composante et à leur juste affectation

·  Contribuer au développement des ressources propres de la composante

·  Conduire les dispositifs relatifs à la commande publique relevant de la composante, en lien avec les services centraux

Planifier la mise en œuvre des ressources matérielles et numériques

·  Veiller à l'application au sein de la composante de la politique de l’établissement en matière d'hygiène, de sécurité et de conditions de travail

·  Prendre part à la définition des actions relatives à l’entretien des bâtiments de la composante, ainsi que des équipements numériques

·  Accompagner et suivre les projets immobiliers et numériques relatifs à la composante

Veiller à la bonne organisation des activités de formation,

·  Coordonner la réalisation, en lien avec les services concernés, des opérations de gestion des études et de la scolarité des étudiants

·  Veiller à la qualité des dispositifs de réussite et d'insertion professionnelle des étudiants

·  Contribuer à la gestion des situations de crise individuelle ou collective qui concernent la composante et ses étudiants (avec le soutien des services centraux)

·  Superviser la gestion des relations internationales de la composante

Prendre part aux travaux de la communauté des cadres

•Participer, sous la responsabilité du directeur général des services et avec l’appui des services centraux, à la conduite de actions administratives relevant du projet d’établissement.

•Assurer un reporting et un lien avec le directeur général des services sur la conduite de l’action administrative au sein de la composante

•Prendre part aux actions transversales menées au sein de la communauté des cadres administratifs de l’université