Avec plus de 15 000 étudiants, une offre de formation pluridisciplinaire riche d’une centaine de diplômes nationaux et des laboratoires de qualité qui la font apparaître dans le classement de Shanghai, l'université Savoie Mont Blanc (USMB), membre de l’alliance européenne UNITA, est un établissement à taille humaine qui conjugue la recherche et la professionnalisation, la proximité avec ses territoires et une large ouverture sur le monde.
Sur ses trois campus d’Annecy, du Bourget-du-Lac et de Jacob-Bellecombette, elle propose différents cursus courts et longs (Diplômes d’université, Bachelors universitaires de technologie, Licences, Masters, Doctorats, Diplômes d'ingénieurs) que ce soit en formation initiale ou continue, en alternance ou via diverses validations, en présentiel ou à distance.
Entre Genève, Turin, Lyon et Grenoble, aux frontières de la Suisse et de l'Italie, avec le concours des collectivités qui l’ont vu naître et des entreprises qui l’accompagnent, elle est un acteur majeur du dynamique écosystème national et transfrontalier, fortement impliqué dans son développement économique, social et culturel.
I/ AFFECTATION :
Polytech Annecy-Chambéry (PAC) forme des ingénieurs dans 5 spécialités. L’école regroupe, sur les 2 sites d’Annecy et du Bourget du Lac, 1 100 étudiants, 90 enseignants chercheurs, 50 personnels administratifs et techniques et 3 laboratoires associés.
II/ MISSIONS
La personne recrutée intégrera l’équipe en charge de la gestion administrative liée à aux contrats de professionnalisation, aux heures complémentaires, à la gestion des ressources humaines et à divers projets transverses. Le poste est situé à Polytech Annecy-Chambéry sur le campus du Bourget du Lac.
III/ ACTIVITES
Gestion des stages en collaboration avec le service entreprises de l’école
· Information aux élèves-ingénieurs, entreprises, enseignants
· Édition des conventions de stage après vérification des modalités administratives et suivi
· Organisation des soutenances de stage, suivi et saisie des notes
· Suivi des évaluations des stages de 4ème et 5ème année
· Validation des stages et des critères "entreprise" pour la diplomation
2. Gestion de la formation continue, en particulier des contrats de professionnalisation
- Information aux élèves-ingénieurs et Master 2, entreprises, enseignants
- Mise à jour des documents de communication, du calendrier
- Édition de la pré-convention et suivi avec le service formation continue de l'université
- Suivi des présences et lien avec les enseignants pour les projets et stages
- Pour les autres demandes de formation continue : étude de faisabilité des besoins avec les responsables de spécialité et le service formation continue de l'USMB
3. Gestion des heures complémentaires des formations en alternance
· Vérification et saisie des services prévisionnels dans le logiciel dédié
· Gestion des dossiers vacataires et des heures avant paiement
· Suivi des échéances de paiement
· Utilisation des outils dédiés à la mission (ADE et OSE)
· Préparation des envois de services effectués aux enseignants
· Calcul et refacturation des échanges inter-établissements
5. Autres missions transverses : participation aux projets et évènements de l’école.
I/ COMPETENCES
Savoirs :
· Connaissance des procédures administratives
· Aisance rédactionnelle
· Aisance relationnelle avec des partenaires extérieurs
· Connaissance réglementaire dans le domaine RH et dans le suivi de budget
Savoir-faire :
· Capacité d’organisation et de priorisation
· Capacité à travailler en équipe
· Maitrise des outils de bureautique
Savoir-être :
· Rigueur et sens du détail
· Autonomie et prise d’initiative
· Confidentialité et autonomie
· Sens du service public
Formation(s) et expérience(s) professionnelles :
· Niveau : baccalauréat minimum
· Domaine de formation : gestion administrative souhaitée
II/ CONDITIONS D’EMPLOI
Recrutement sur poste vacant
Titulaire fonctionnaire de catégorie C selon conditions statutaires et indemnitaire propre à USMB (3,75 jours de congés par mois + RTT selon organisation du travail _ plusieurs modalités d’organisation)
Contractuel (CDD jusqu’au 31/08/2025 : Traitement brut mensuel : 1 801,80 € (INM 366 - échelon 1 en référence à la grille indiciaire des ATRF C1) - (2,5 jours de congés par mois // 35 heures hebdomadaires si CDD inférieur à 10 mois)
Télétravail possible
Possibilités de subventions : restauration, transports publics, activités périscolaires…
Accès à la formation, aux activités sportives proposées par l’université et à la mobilité internationale
III/ INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Pour candidater, envoyer un CV et une LETTRE DE MOTIVATION par voie électronique au plus tard le 14 décembre 2025.
Pour les questions relatives à la fonction et aux missions du poste, vous pouvez contacter Emmanuelle PAREL Responsable Administrative (emmanuelle.parel@univ-smb.fr)
Les premières auditions se dérouleront le 17 décembre 2025 matin