Avec plus de 15 000 étudiants, une offre de formation pluridisciplinaire riche d’une centaine de diplômes nationaux et des laboratoires de qualité qui la font apparaître dans le classement de Shanghai, l'université Savoie Mont Blanc, membre de l’alliance européenne UNITA, est un établissement à taille humaine qui conjugue la recherche et la professionnalisation, la proximité avec ses territoires et une large ouverture sur le monde.
Sur ses trois campus d’Annecy, du Bourget-du-Lac et de Jacob-Bellecombette, elle propose différents cursus courts et longs (Diplômes d’université, Bachelors universitaires de technologie, Licences, Masters, Doctorats, Diplômes d'ingénieurs) que ce soit en formation initiale ou continue, en alternance ou via diverses validations, en présentiel ou à distance.
Entre Genève, Turin, Lyon et Grenoble, aux frontières de la Suisse et de l'Italie, avec le concours des collectivités qui l’ont vu naître et des entreprises qui l’accompagnent, elle est un acteur majeur du dynamique écosystème national et transfrontalier, fortement impliqué dans son développement économique, social et culturel.
I/ AFFECTATION :
L’Institut Universitaire de Technologie d’Annecy est implanté sur le site universitaire d’Annecy depuis 1973. L’IUT permet chaque année à près de 2600 jeunes d’obtenir de réelles connaissances techniques, d’apprendre à développer leur aptitude à travailler en équipe, à évoluer et à savoir s’intégrer, à travers l’ensemble de ses formations et l’éventail de ses spécialités (Commerce, Banque, Gestion, Management Opérationnel, GRH, Electronique, Energies Renouvelables, Mécanique, Informatique, Instrumentation, Mesures physiques, Production, Qualité, Logistique et Réseau…).
II/ MISSIONS
Sous l’autorité du responsable administratif et en lien avec le chef du département Informatique, la personne recrutée devra assurer la gestion administrative et pédagogique du département informatique dans lequel elle sera affectée.
III/ ACTIVITES
Activités principales :
Accueillir et rediriger l'étudiant Accueil physique et mail
Accueillir et orienter des publics variés Accueil téléphonique et mail
Envoyer un agent en mission traitement des ordres de mission
Accompagner les étudiants dans leurs démarches pédagogiques création, suivi et validation des conventions et avenants, traitement des démissions
Etablir et communiquer les relevés de notes publipostage des relevés de note + envoie postaux
Suivre les conventions de stage/projets tuteurés/alternance communication et suivi avec les entreprises
Planifier les cours modification des plannings sur ADE (uniquement en cas d’absence des référents)
Acheter des fournitures, des prestations et des travaux réassort des ramettes et des produits d'hygiène
Accompagner l'apprenant en situation de handicap fournir le matériel adéquat en fonction des tiers-temps
Participer à la vie d'une équipe Participation aux réunions, prise de notes et rédaction des PV
Assurer la gestion matérielle et logistique du département
Activités associées :
· Préparation des réceptions et autres manifestations ;
· Gestion du co-voiturage des étudiants ;
· Suivi des associations ;
· Assistance aux nouveaux intervenants vacataires ;
· Gestion des sorties et voyages
Conditions particulières d’exercice :
· Présence sur site selon obligations du calendrier pédagogique
I/ COMPETENCES
Savoirs :
· Environnement et réseaux professionnels
· Techniques d'élaboration de documents
· Connaissance du cadre réglementaire applicable au domaine de la formation
· Techniques d'accueil téléphonique et physique
· Connaissances des procédures administratives
· Connaissances budgétaires
Savoir-faire :
· Maîtriser les logiciels de bureautique et informatique
· Rédiger des rapports ou des documents, Enregistrer / classer les documents
· Gérer l’activité dans un calendrier et contrôler des échéances
· Gérer les procédures de scolarité
· Gérer un budget
· Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances (gestion des délais et des priorités)
· Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
· Savoir rendre compte
Savoir-être :
· Devoir de réserve et discrétion
· Autonomie, sens de l’organisation et réactivité
· Capacité d’adaptation et esprit d'équipe
· Discrétion et rigueur
· Qualités d'expression et de rédaction
Formation(s) et expérience(s) professionnelles souhaitées :
· Une expérience dans le domaine de la scolarité serait un atout
II/ CONDITIONS D’EMPLOI
Recrutement sur poste en remplacement
Contrat à durée déterminée jusqu’au 31 août 2027 (renouvelable)
Traitement brut mensuel : 933,51 € (INM 366 - échelon 1 en référence à la grille indiciaire des ATRF C1)
Droit annuel à congés : 1,88 jours par mois (22,5 jours par an + RTT selon organisation du travail)
Organisation du travail : plusieurs modalités // télétravail possible
Adhésion obligatoire au contrat collectif de complémentaire santé sauf dispense et adhésion facultative au régime de prévoyance
Possibilités de subventions : restauration, transports publics, activités périscolaires…
Accès à la formation, aux activités sportives proposées par l’université, à la mobilité internationale
III/ INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Pour candidater, envoyer un CV et une LETTRE DE MOTIVATION par voie électronique au plus tard le 24 août 2026.
Pour les questions relatives à la fonction et aux missions du poste, vous pouvez contacter christophe.lin-kwong-chon@univ-smb
Les premières auditions se dérouleront le mercredi 9 septembre 2026